¿Se puede convocar una Junta de Socios por correo electrónico?

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La mayoría de las empresas se encuentran en procesos de economizar al máximo los gastos en los procedimientos internos de la sociedad. Y entre esos procesos destacamos la convocatoria de la Junta de Socios. La convocatoria tradicionalmente venía siendo por correo certificado a los socios con el coste que ello supone cuando el número de éstos es elevado.

El artículo 173.2 de la Ley de Sociedades de Capital habla acerca de las formas de convocar la Junta de Socios, y concretamente, hace referencia a que:

 En sustitución de la forma de convocatoria prevista en el párrafo anterior, los estatutos podrán establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad.

La redacción del precepto puede dar lugar a pensar que el correo electrónico puede ser utilizado para convocar las juntas por el tenor que sigue: “cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita”. Hasta ahí bien. Pero no permite, a priori, asegurar la recepción.

Por ello la Dirección General de Registros y Notariado, concretamente en la Resolución de 28 de octubre de 2014 donde se pretende registrar una modificación estatutaria de una Sociedad para convocar por correo electrónico las Juntas de Socios. En un primer momento la DGRN no acepta tal modificación pero sí propone algunas fórmulas para dar cumplimiento a la parte del precepto que dice “que asegure la recepción del anuncio por todos los socios…”

El párrafo que nos interesa es éste:

Es indudable que el sistema propuesto, en la forma que está redactado, no debe aceptarse, sin perjuicio de que sea admisible una vez complementado con algún procedimiento que permita el acuse de recibo del envío (como, por ejemplo, serían la solicitud de confirmación de lectura, o determinados medios que permitan obtener prueba de la remisión y recepción de la comunicación mediante el uso de firma electrónica, etc.).

Por ello como conclusión, se podría convocar por correo electrónico las Juntas de Socios siempre y cuando los estatutos así lo prevean.  El propio correo electrónico debe ir complementado por algún procedimiento que permita el acuse de recibo del envío:

  • Solicitarse una confirmación de lectura
  • Medios que permitan obtener prueba tanto de la remisión y recepción de la comunicación utilizando firma electrónica.

La cuestión que se plantea es que muchos gestores de correo electrónico para envío masivo actualmente permiten saber qué correos electrónicos han sido enviados, quién los ha recibido y abierto y quién no. Esto es posible porque los correos electrónicos enviados por estas plataformas van acompañados en muchas ocasiones de imágenes inmersas en el propio correo que se descargan junto al cuerpo del mensaje y “llaman” al servidor para que se carguen en el correo. ¿Serviría ésta como prueba de que efectivamente ha recibido el correo electrónico? En mi opinión sí.

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